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Payer ses cotisations, déclarer ses impôts, renouveler son assurance… La vie d’une personne active est jalonnée d’obligations administratives. Celles-ci ne sont pas toujours évidentes, surtout quand elles nécessitent des allers-retours. Si pour certains les tâches administratives s’effectuent plus ou moins facilement, pour d’autres, ce sont de véritables corvées. Elles peuvent devenir si pesantes qu’elles se transforment en phobie. Comment se soulager des corvées administratives ? Comment réduire la charge mentale administrative ?
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Qu’est-ce que la charge mentale administrative ?
Les paperasses administratives, très peu d’entre nous aiment s’y consacrer. Faire la queue pendant des heures dans un bureau, remplir des formulaires, classer des dossiers… Voilà des tâches dont on voudrait bien se passer, mais que l’on ne peut malheureusement pas contourner. Les nombreuses formalités, les règles complexes et la lenteur des procédures repoussent certaines personnes à se mettre à jour administrativement.
Pour quelques-uns d’entre nous, l’idée d’effectuer des démarches administratives est une source de stress et d’anxiété. Ces dernières deviennent ainsi une charge mentale qui peut être pesante pour un individu. La charge mentale administrative peut être professionnelle comme elle peut être personnelle. Elle est professionnelle quand elle touche le domaine du travail (classement de dossiers, remplissage de note de frais, gestion des congés…). Elle est dite personnelle lorsqu’elle concerne la vie quotidienne. Cela peut aller de l’inscription des enfants à des activités, à la prise de rendez-vous chez le dentiste, ou au contrôle technique de la voiture.
Dans l’un ou l’autre des cas, ce n’est pas tant la difficulté de la tâche qui exaspère. C’est plutôt la manière dont elle fait irruption dans nos pensées au mauvais moment. Pour éviter cette situation, il existe quelques astuces qui pourraient bien vous décharger d’un poids.
Utilisez les modèles de lettre pour les correspondances administratives
Les correspondances administratives sont l’une des tâches les plus rebutantes dans la vie d’un administré. Les formules, le ton à utiliser et la hiérarchie forment un protocole strict que l’on ne maîtrise pas forcément. Heureusement, il existe des sites tels que Lettres-utiles.com qui proposent des modèles de lettre gratuitement pour faciliter la rédaction du courrier administratif.
Quel que soit le service auquel vous souhaitiez vous adresser, et quelle que soit la demande, vous trouverez un style adapté. Ces modèles indiqueront en effet les entités à qui vous devrez adresser la lettre, le format du courrier, les formules à utiliser… Il vous suffira de remplir vos informations personnelles et le courrier pourra être envoyé. En plus de donner une matrice, certains sites livrent des conseils et des informations utiles, relatifs à votre démarche. Vous saurez ainsi quel formulaire joindre à votre attestation de paiement de pension alimentaire ou le délai pour déclarer l’existence d’une société. Vous n’aurez plus besoin de vous rendre dans un bureau pour connaitre les formalités.
Faites appel à un téléassistant
Que vous soyez une entreprise ou un particulier, les corvées administratives ne sont pas de tout repos. La charge mentale est importante et il est impératif de s’en libérer. Pour régler cela, pourquoi ne pas faire appel à une aide extérieure ? Laissez une entité gérer vos tâches administratives, afin de profiter du temps pour réfléchir à d’autres choses. Il existe des entreprises d’externalisation ou des personnes proposant leurs services en la matière. On trouve par exemple les téléassistants, un grand atout pour les entreprises comme pour les particuliers.
La téléassistance est une pratique de plus en plus courante. Elle permet de se décharger d’une grande partie des procédures administratives. En ayant recours à la téléassistance, vous vous libérez du temps et de l’énergie et allégerez votre charge mentale. Selon votre contrat, votre téléassistant, comme son nom l’indique, vous assistera à distance dans vos démarches. Cette personne se chargera de faire à votre place les tâches afférant au côté administratif de votre quotidien. Cela peut aller du simple classement de factures à la gestion de vos courriers.
Il faudra toutefois prendre le temps de choisir votre téléassistant, car il aura en effet accès à vos documents personnels. Pensez à vous tourner vers une entreprise ou une personne recommandée.
Gérez mieux votre vie administrative grâce à des applications
La technologie est aujourd’hui une partie intégrante de notre vie. Elle contribue à faciliter notre quotidien y compris les aspects relatif aux corvées administratives. Il existe en effet plusieurs applications permettant de gérer les documents, de s’informer sur les démarches ou de se mettre à jour. Certaines d’entre elles sont affiliées ou parrainées par le gouvernement, d’autres proviennent de sociétés privées.
Parmi les applis à se procurer, Impots.gouv vous permet de recevoir en temps réel les informations concernant votre situation fiscale. Grâce à cette appli, vous pourrez déclarer vos revenus depuis votre smartphone et même de payer vos impôts.
Vous avez également Digiposte, une application de La Poste. Celle-ci vous permet de centraliser vos documents administratifs dans un même endroit et d’en obtenir le suivi. Vous pourrez lier votre compte à tous les services avec lesquels vous traitez (banque, fournisseur d’électricité, Sécurité sociale…). Vos documents seront classés, archivés, mis à jour selon vos demandes.
Plusieurs autres organismes tels que la CAF et l’Assurance maladie ont également mis à disposition des applications pour faciliter les démarches.
Il existe aussi des applications créées par des entreprises privées proposant d’effectuer à votre place vos démarches administratives. Vous pouvez déléguer vos tâches ou obtenir une aide administrative. Il vous suffira de confier vos documents et l’appli se charge de les remplir, les classer et les envoyer à votre place.
Organisez-vous pour appréhender les tâches administratives
Pour réduire votre charge mentale administrative, une bonne organisation est la clé. Mieux vous serez organisé, moins vous serez perdu dans les démarches. Avant tout, il est important de mettre de l’ordre dans vos documents afin de mieux vous y retrouver. Pensez à consacrer un placard pour vos dossiers administratifs et utilisez des chemises, des porte-documents, des étiquettes pour les classer. Des documents bien rangés sont un gain de temps. Informez-vous sur le délai de conservation des documents et imprimez-les en double si nécessaire. Si cette organisation n’a pas été faite au préalable, consacrez une petite journée pour le faire. Cela vous libérera pour les mois et les années à venir.
Une fois vos documents réorganisés et classés, établissez un calendrier de vos tâches administratives. Déterminez les dates importantes, les délais, les priorités… S’il le faut, créez des alertes sur votre smartphone ou PC. Vous serez ainsi préparé à effectuer vos corvées, mais dans le calme et la sérénité.
